Wbrew pozorom proces niszczenia dokumentów to zadanie ważne i odpowiedzialne. Dawno już minęły czasy, kiedy dokumenty można było po prostu wyrzucić do śmietnika. Na każdym kroku czyhają na nas osoby pragnące wyłudzić i wykorzystać różnego rodzaju dane. Dlatego też tak istotne jest, aby dokumenty i akta, które nie są już przydatne w naszej firmie, były prawidłowo i nieodwracalnie zniszczone. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na zlecanie tego zadania firmom zewnętrznym. Jednak na co zwrócić uwagę wybierając podmiot, który będzie niszczył nasze dokumenty? Udzielimy kilku wskazówek.
Sprawdź, komu zlecasz niszczenie dokumentów, czyli cechy dobrej firmy
Kiedy po raz pierwszy wybieramy firmę niszczącą dokumenty dla swojego przedsiębiorstwa być może nie do końca wiemy co jest ważne i na co zwracać uwagę. Bez wątpienia jest kilka cech, które wyróżniają rzetelną i odpowiedzialną firmę zajmującą się niszczeniem dokumentów. Jest to kwestia bardzo istotna, ponieważ ewentualny wyciek danych czy informacji stanowi złamanie przepisów prawa. Sprawdźmy więc w pierwszej kolejności rzetelność i terminowość firmy, którą wstępnie wybieramy.
Nie wybierajmy pierwszej, lepszej opcji. Pamiętajmy, że nie musimy ograniczać się do naszej najbliższej okolicy. Wiele firm tego typu działa na terenie całej polski oferując odbiór dokumentów od klienta. Dlatego popytajmy o opinie, internet jest do tego doskonałym miejscem. Sprawdźmy fora lub inne strony z poleceniami i informacjami o firmach. Z pewnością da nam to pewien pogląd na to, czy możemy zaufać takiemu podwykonawcy, czy też lepiej go unikać.
Kolejną istotną kwestią jest kompetentna kadra. O tę informację możemy zapytać bezpośrednio w firmie niszczącej dokumenty. Dowiedzmy się czy pracownicy są zaznajomieni z RODO i czy potrafią stosować zapisy ustawy w praktyce oraz w zastosowaniu do niszczenia firmowej dokumentacji. W odniesieniu do tego pojawia się kolejna cecha dobrej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów. Cechą tą jest posiadanie wypracowanych własnych procedur postępowania, które gwarantują skuteczność działania oraz zachowanie poufności danych. Tę informację można znaleźć na stronie firmy lub również dopytać o nią bezpośrednio u źródła.
Kompleksowość oferty, czyli dodatkowe usługi jakie świadczy firma niszcząca dokumenty
Ważna kwestią jest również kompleksowość oferty i usług świadczonych przez firmę, której chcemy zlecić niszczenie dokumentów. Bywa, że firmy tego typu oferują wyłącznie niszczenie dokumentów papierowych. Być może w niektórych przypadkach będzie to wystarczający wariant współpracy. Jednak w obecnych czasach wiele przedsiębiorstw również tworzy a tym samym później musi niszczyć i utylizować nośniki danych cyfrowych z aktami i dokumentami. Warto, aby jedna firma mogła zająć się wszystkimi tymi aspektami. Dowiedzmy się również czy firma niszcząca dokumenty może nam zaoferować szafki na dokumenty do zniszczenia zgodne z RODO lub czy odbiera dokumenty od klienta. Są to istotne detale, które zdecydowanie ułatwią i usprawnią pracę naszego przedsiębiorstwa.
A co ze sprzętem do niszczenia dokumentów?
Na jakim sprzęcie pracuje firma niszcząca dokumenty? O tym zdarza nam się zapominać a przecież jest to bardzo ważny czynnik wyboru przedsiębiorstwa, któremu zlecimy niszczenie i utylizację naszych danych i akt. Powinny to być nowoczesne urządzenia, które poddadzą dokumenty takiej obróbce, że ich odzyskanie czy wydobycie z nich informacji będzie absolutnie niemożliwe. Ogromne znaczenie ma rodzaj stosowanego sprzętu przy niszczeniu dokumentów cyfrowych. Upewnijmy się, czy firma pracuje na nowoczesnych maszynach a nasze dyski twarde i napędy optyczne zostaną zutylizowane i zniszczone zgodnie z przepisami, czyli tak aby nie dało się ponownie odzyskać informacji na nich zapisanych. Nie zgadzajmy się na współpracę z podejrzanymi podwykonawcami, o których nie mamy żadnej opinii. Wybierajmy tylko sprawdzone i wiarygodne firmy.
Źródło: Essi – niszczenie dokumentów
