Proces niszczenia dokumentacji jest nieodzownym elementem działalności niemal każdej firmy. Dokumenty ulegają przedawnieniu lub są częścią niepełnowartościowych akt – należą do nich źle wykonane kopie bądź nieczytelne wydruki. Jak należy niszczyć dokumenty? Samodzielnie czy może warto skorzystać z usług firm zewnętrznych? Z artykułu dowiecie się, jak bezpiecznie niszczyć dokumenty.
Bezpieczeństwo danych w przedsiębiorstwie – zaufaj specjalistycznej firmie
Wspomniane już dokumenty do zniszczenia to nie tylko przedawnione akta, ale także wszelkie kopie i wydruki, które są wadliwe bądź niepełne lub po prostu nadliczbowe. Mimo iż nie są pełnowartościowym dokumentem dla firmy, zawierają dane klientów bądź kontrahentów, które podlegają ochronie danych osobowych. Bezpieczeństwo tego typu danych jest istotną kwestią w działalności każdej organizacji.
Przepisy zawarte w rozporządzeniu RODO nakładają bowiem na podmioty gromadzące i przetwarzające dane osobowe szczególne obowiązki w zakresie bezpieczeństwa danych. Niespełnienie wymogów ustawodawcy może przynieść firmie nie tylko konsekwencje finansowe w postaci wysokiej kary pieniężnej, ale również te wizerunkowe (na przykład utratę renomy i pozycji rynkowej). Dlatego warto skorzystać z usług profesjonalnych firm zajmujących się niszczeniem dokumentów.
Jak prawidłowo niszczyć dokumenty – skorzystaj z doświadczenia profesjonalistów
Dokumenty do zniszczenia nie powinny znajdować się w zasięgu osób trzecich, które nie są upoważnione do przetwarzania zawartych w nich danych. W przypadku małych firm dokumentacja najczęściej archiwizowana jest w siedzibie, a następnie niszczona za pomocą specjalnych niszczarek biurowych.
Niejednokrotnie jednak małe firmy nie posiadają specjalnej przestrzeni do odpowiedniego przechowywania dokumentacji, a bieżące niszczenie gromadzonych dokumentów nie zawsze jest możliwe. Co więcej, niszczenie dokumentów w niszczarce, która najczęściej dzieli dokument na niewielkiej szerokości paski, nie jest odpowiednim zabezpieczeniem przed osobami, które mogą na podstawie zniszczonego dokumentu odtworzyć i wykorzystać zawarte w nim dane. W przypadku dużych przedsiębiorstw liczba dokumentów podlegających systematycznemu niszczeniu również może przekroczyć możliwości firmy. Doskonale w takim przypadku sprawdzi się specjalistyczna firma, która dostosowuje swoje usługi w zakresie niszczenia dokumentacji do potrzeb danego przedsiębiorstwa.
Niszczenie dokumentów w specjalistycznej firmie – zyskaj pewność bezpieczeństwa danych
Na rynku funkcjonuje coraz więcej firm świadczących specjalistyczne usługi w zakresie niszczenia dokumentacji. Jednostki te oferują kompleksowe usługi i dostosowują zakres działań do potrzeb klienta.
W ramach usług skorzystać można z jednorazowego niszczenia dokumentacji, co doskonale sprawdzi się w przypadku małych firm, gdzie proces niszczenia dokumentów realizowany jest stosunkowo rzadko.
Z kolei przedsiębiorstwa, które generują dużą liczbę dokumentów, a ich potrzeby w zakresie systematycznego niszczenia dokumentacji są większe, mogą nawiązać stałą współpracę z tego typu podmiotami. Wówczas proces niszczenia dokumentacji realizowany jest systematycznie, według wcześniej ustalonego harmonogramu.
Co istotne, świadczone usługi realizowane są z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa na każdym etapie realizacji. Dotyczy to również przestrzegania wszelkich norm prawnych, w tym przepisów zawartych w rozporządzeniu RODO. Specjalistyczne firmy w ramach usług odbierają od klienta dokumentację przeznaczoną do zniszczenia. Przewożona jest ona w odpowiednio zabezpieczonych pojemnikach, a samochody realizujące transport dodatkowo wyposażone są w nadajniki GPS. Klient otrzymuje stosowne potwierdzenie wykonania usług w postaci certyfikatu. Jako gwarancję bezpieczeństwa może również dostać zapis video z procesu niszczenia dokumentacji.
